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有效的開會

有效的開會 1/2/2014
凡事都要規規矩矩的按著次序行。(林前14:40)

剛畢業時去某大公司面試時印象最深刻的記憶是走進主試的經理辦公室前看到他整週密密麻麻的開會行程,甚至有幾個時段重複了兩三個會議。我心裡馬上決定這不是我要加入的部門。開會是溝通、協調、決策很重要的工具,但沒有效率的會議通常是生產力以及士氣的殺手。而且若整天開會,哪來時間做真正的工作?

從公司、學校、教會長執會、社區管理委員會的開會經驗,我的結論是我們的民主素養很需要加強。我經驗裡大多會議都沒好好事先準備,甚至議題多是到會場才知道。事實上應先溝通、討論才產生提案,然後要事先公告、通知與會人預先審視議題,而不是會議間大家才隨性討論。至於重大議題,甚至須舉行公聽會或辯論會,以求慎重、審思。在會議中會若某議題討論過於冗長,通常是還沒有預備好、沒有共識、爭議大的議題,一般我會建議私下再討論,改下次才做決議。否則錯誤、不週全的決議,後遺症反而是最難處理。另外我常看到不合議事規則的情形。例如:主席不應參與討論或投票,立場要中立,主席最主要的責任是引導充分溝通、維持會議秩序、讓會議順利進行。會議參與人須迴避利益衝突的決議。臨時動議只有與程序、秩序相關才能決議,不應當讓臨時動議成為偷渡、闖關的工具。會議過程最好透明、敞開,以免私相收受或竄改決議,所以重要會議最好影音或錄影,並開放旁聽。

我個人覺得自己主持的會議通常很有效率,所有開會的時間不超過我總工作時間的十分之一。一對一或小團體的會議我一般會在十五分鐘內完成,較大的會議在三十分鐘至一小時內結束。有效率的關鍵在於事先規劃、準備,並運用同理心深度溝通,而建立共識。我一般不參加臨時通知的會議,因為有極高比例臨時會議是急就章、品質很差、政治意味較濃的會議,或是找人來背書的會議。希望以上簡單的分享能幫助大家在日常生活處事中做光做鹽,成為美好的見證。

親愛的朋友,願佳美的課程成為你的祝福;願你滿有平安!

佳美協會:使命是幫助眾教會建造會友,落實聖經的生活應用!

其他代禱事項:

1. 1/6~9 第13屆教會人際關係牧理牧者研習營[台中]

2. 1/11~12 台中大里慕義堂[101傾聽他的心]

3. 1/25 新竹純福音講道

4. 2/11~12 芥菜種會[101傾聽他的心]

5. 2/15~16 台南救主堂[301 心意更新]

6. 2/28~3/1 台中大里慕義堂[301 心意更新]

7. 3/15 新竹純福音講道

8. 3/16 雙和基督之家講道

9. 4/6 新竹台福講道

10. 4/19~20 輔仁靈糧堂[301 心意更新]

11. 5/18 喜樂城靈糧堂講道

12. 6/1~2 台南市好消息基督教會[101傾聽他的心]

13. 6/16~19 第14屆教會人際關係牧理牧者研習營[台北]

14. 6/22 雙和基督之家講道

15. 9/1~4 第15屆教會人際關係牧理牧者研習營[高雄]

16. 9/28 雙和基督之家講道

17. 12/21 雙和基督之家講道